Snel een mailtje sturen, dat doen we elke dag. Maar wist je dat je met e-mail jongeren, ouders en hun netwerk ook echt kan ondersteunen? Ook zwart op wit kan je empathie, nabijheid en hulp bieden.

Toegankelijke, ondersteunende en duidelijke mails schrijven, hoe doe je dat? Waar moet je op letten? Met deze checklist maak je je e-mails lezersvriendelijker.

1. Staat je lezer centraal? Spreek je lezer persoonlijk aan. Het gaat namelijk niet over jou. ‘Je’ staat centraal, niet ‘ik’ of ‘wij’. (En zorg er meteen ook even voor dat je de naam van je cliënt juist schrijft. Niets vervelender dan een mail te krijgen waarin je naam verkeerd gespeld is.)
2. Staat het belangrijkste eerst? De lezer kijkt eerst naar de onderwerpregel, de tussenkopjes, en de eerste zin van je alinea. Vertel op die plaatsen de belangrijkste zaken. Als je lezer snel de mail ‘scant’, weet die meteen waarover het gaat.
3. Schrijf je positief? Trek een positief spoor door de hersenen van je lezer. Schrijf bijvoorbeeld ‘Vraag gerust’, en niet: ‘Aarzel niet om te vragen’. Gebruik actieve zinnen en gebiedende wijs, dat zal je lezer aanzetten tot actie.
4. Ga je in dialoog? Gebruik korte zinnen en stel vragen. Zo ga je een dialoog aan. Stem je taalgebruik ook af op dat van de lezer. Tegen een jongere zal je andere taal gebruiken dan tegen een ouder. Pas ook op met jargon!
5. Schrijf je ‘snel’? Vermijd vertragers, gebruik versnellers. Vergelijk deze twee zinnen:

‘Probeer dit eens?’

‘Je zou kunnen overwegen om dit eens te proberen.’

De ‘snelle’ zin komt meteen binnen. Vermijd dus omslachtige omschrijvingen en gebruik niet meer woorden dan nodig.

1. Is het overzichtelijk? Structureer je informatie. Maak je een opsomming? Gebruik dan tussenkopjes en bullets. Maar overdrijf er niet mee. Drie tot vijf, of hoogstens zeven bullets, en dan iets anders.
2. Staat je naam eronder? Onderteken je mail persoonlijk. Jij krijgt ook liever een mail van een persoon dan van een dienst, niet? Zorg er wel voor dat je handtekening niet langer is dan de inhoud van je mail. Anders lijkt het alsof je dat belangrijker vindt.

Nog veel meer tips krijg je in de Bandbreedtetraining E-mailhulp van dit najaar.