Zorg ervoor dat de implementatie van het platform niet afhangt van 1 partner of 1 persoon. Bepaal wie je kernactoren zijn en stel een stuurgroep en/of een implementatieteam samen.

• Een stuurgroep: Deze groep bepaalt de visie en positie van het digitaal samenwerken.
• Een implementatieteam: Deze groep neemt de leiding bij het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van de implementatie.

Aandachtspunten

• Zorg voor duidelijkheid over de opdracht, het beslissingsproces en de beslissingsbevoegdheid.
• Zorg voor de voor de juiste mensen in je stuurgroep/implementatieteam
• Het kan helpen om na te denken over de volgende vragen
  • We neemt het initiatief om voorstellen op te maken, om te documenteren, om het proces te begeleiden?
  • Wie heeft het mandaat om adviezen of aanbevelingen te geven?
  • Wie moet beslissen, opvolgen en evalueren?
  • Wie is verantwoordelijk voor de uiteindelijke uitvoering?

Is er al een visie op samenwerken in de organisatie? Dan vormt dit wellicht je basis om te gaan nadenken over digitaal samenwerken. Van daaruit bepaal je de positie die een digitaal samenwerkingsplatform in het samenwerkingsverband zal innemen.

• Op welk vraag of behoefte moet het platform een antwoord bieden?
• Welke meerwaarde heeft het gebruik van een digitaal samenwerkingsplatform voor de jongere, voor het gezin en het netwerk, voor de samenwerkingspartners?
• Hoe kan een digitaal samenwerkingsplatform helpen om de doelen beter te bereiken?

Aandachtspunten

• Betrek alle kernactoren bij de visieontwikkeling.
• Zorg ervoor dat de visie nauw aansluit bij de basisvisie van de samenwerking
• Gebruik de visie om te bepalen welk soort platform je nodig hebt (getuigenis Yadira)
• Ondersteunend instrument: Instrument voor visieontwikkeling op digitale samenwerking

Dit plan omschrijft elke fase die doorlopen wordt en elke stap die past bij elke fase. De stuurgroep speelt een belangrijke rol bij het ontwikkelen van een plan van aanpak. We zien 3 fases: voorbereiding, implementatie, verankering

Voorbereiding

• De stuurgroep en het implementatieteam samenstellen
• De visie bepalen
• Een platform kiezen
  

Implementatie

• De testfase omvat een grondige kennismaking met het platform en het uittesten van de werking. Dit gebeurt eerst met fictieve casussen en daarna met lopende of startende casussen.
• Start met niet-complexe of nieuwe dossiers. En met een aantal medewerkers die enthousiast zijn. De rest volgt later en stapsgewijs.
• Zet in op communicatie. Zorg dat iedereen (medewerkers en cliënten) op de hoogte is van de ontwikkelingen. Voorzie leer- en uitwisselingsmomenten.

Verankering

• Evalueer de testfase en doe aanpassingen waar nodig
• Breid het gebruik van het platform uit naar meer complexe casussen (hier doorloop je een nieuwe testfase)
• Zorg voor duidelijke handleidingen en afsprakenkaders
• Voorzie leer- en uitwisselingsmomenten.

Kosten

• Aankoop van en eventuele aanpassingen aan het platform
• Tijdsinvestering voor de implementatie van voorbereiding tot verankering
• Vorming van de medewerkers 
• Opvolging van leervragen tijdens de implementatie
• ...

Baten

• Verbetering van de werking 
• Beter bereiken van doelen
• Beter samenwerken
• Meer transparantie
• ...

Bekijk of er subsidiemogelijkheden zijn en onderzoek mogelijkheden om de kosten te delen door bijvoorbeeld een groepsaankoop met verschillende organisaties vanuit een samenwerkingsverband.

Kies een platform dat tegemoetkomt aan het doel en de behoeften. Zorg dat je je doelen niet moet bijstellen omwille van de mogelijkheden of beperkingen van het platform. Communiceer duidelijk met de ontwikkelaar over je noden. De meeste ontwikkelaars zijn bereid aanpassingen te doen aan de software. 

Aandachtspunten

• Kies een platform dat gebruikersvriendelijk is. Houd rekening met de eindgebruiker: medewerkers, jongeren, gezinnen... Enkele voorbeelden: Is het voldoende intuïtief en gebruiksvriendelijk? Gaat het inloggen voldoende vlot en veilig? Kan je de toepassing vlot mobiel gebruiken? 
• Verwacht niet dat je alles met 1 platform kan doen, én pas tegelijk op voor een wildgroei aan platformen. Zorg voor heldere verwachtingen, duidelijke doelstellingen en complementariteit met platformen die al in gebruik zijn. Een voorbeeld: denk na over de verhouding tussen het samenwerkingsplatform dat je voor ogen hebt en bijvoorbeeld het dossierbeheerssysteem of het registratiesysteem van de organisatie.
• Plan de data-migratie zorgvuldig en stapsgewijs. Zet niet alle dossiers tegelijk over, maar start met nieuwe dossiers. Zo is er de nodige (mentale) ruimte om te wennen aan het platform.

Zorg voor een handelingskader als leidraad bij vragen die te maken hebben met wat is nice to know en wat is need to know 

• Wat komt er op het platform en wat niet, en wie bepaalt dit?
• Wie heeft toegang tot de informatie, en wie bepaalt dit?
• Wie kan inhouden bewerken, aanvullen, verwijderen, ...?
• Hoe houden we de gedeelde informatie veilig?

Er is geen wettelijk kader dat digitaal samenwerken tussen partners regelt. Maak daarom een inventaris van wet- en regelgeving, sectorafspraken, bestaande deontologische kaders en afspraken in de organisatie en bij de samenwerkingspartners. Bekijk welke vertalingen en aanpassingen nodig zijn om ethisch verantwoord digitaal samenwerken mogelijk te maken. Enkele voorbeelden:

• Het decreet rechtspositie van de minderjarige in de jeugdhulp
• De wet- en regelgeving rond beroepsgeheim: hulpverleners zijn gebonden aan het beroepsgeheim, dit heeft implicaties voor het digitaal samenwerken. Onderzoek dit grondig!
• Wet- en regelgeving mbt het delen van cliëntgegevens zoals de wet op de privacy, de GDPR
• Leidende principes in de jeugdhulp zoals bijvoorbeeld het principe “Soms over mij, nooit zonder mij”. Dit gaat over transparantie: communiceer duidelijk over wie wat weet.

Breng je stakeholders in kaart en bepaal je kernactoren: wie zijn samenwerkingspartners, cliënten, medewerkers, IT, DOP...? Hoe kan je hen informeren en betrekken bij de ontwikkeling van het digitaal samenwerkingsplaform? 

• Informeer over de meerwaarde en maak zo partners, medewerkers en cliënten warm
• Communiceer tijdig en duidelijk over beslissingen en planning
• Organiseer inspraak/feedback

Doe dit herhaaldelijk, via verschillende kanalen en in aangepaste stijl en taal. Laat je hierin bijstaan door een communicatiemedewerker

Aandachtspunten

• Zorg voor handleidingen en tutorials
• Heb aandacht voor ieders niveau van digitale vaardigheden
  • Plan de overgang zorgvuldig en stapsgewijs
  • Investeer in training op maat en uitwisseling
  • Plan regelmatig ondersteuningsmomenten
• Heb aandacht voor weerstand: achterhaal vanwaar deze komt en pak de problemen aan
• Blijf enthousiast, moedig en heb geduld

Zet steeds het belang van de cliënt centraal.

• Bevraag je cliënten.
• Denk na over wie de regie in handen heeft en wat de consequenties zijn. Wees daar transparant over.
• Heb aandacht voor digitale inclusie en zoek naar oplossingen voor
  • cliënten die niet over internet of toestellen beschikken
  • cliënten die minder digitaal vaardig zijn

Aandachtspunten

• Gebruikers (cliënten, medewerkers, partners, ...) motiveren om actief mee te werken op het platform lukt alleen als de meerwaarde ervan voor hen duidelijk is. ga op zoek naar manieren om hen in elke fase te betrekken.
• Zorg voor digitale oefenkansen: ontdek samen het platform, zo kan je elkaar helpen om het onder de knie te krijgen. 
• Communiceer op tijd, via de juiste weg en in begrijpbare taal en herhaal. 

Maak afspraken over het gebruik van het platform

• Zorg voor samenwerkingsovereenkomsten met partners en cliënten. Hierin staat het doel, wat wel en wat niet op het platform komt, wie beslist over wat, wie bepaalt wie toegang heeft tot welke informatie, hoe er omgegaan wordt met de informatie, hoe een “dossier” wordt afgesloten, hoeveel regie de cliënt heeft,…
• Beperk de digitale belasting voor medewerkers en cliënten. Zorg dat het platform niet als “extra” werk wordt aanzien door het zoveel mogelijk te integreren in de dagelijkse workflow. Beperk parallelle registratie, verschillende digitale systemen naast elkaar, digitaal systeem én schriftje....
• Spreek dezelfde taal en maak afspraken over hoe zaken geregistreerd en genoteerd worden.
• Zorg voor transparantie in de communicatie: “Soms over mij, nooit zonder mij”.

• Monitor de gebruikerservaring en pas aan indien nodig.
• Evalueer de evolutie in medewerkersvertrouwen.
• Evalueer de tevredenheid bij de jongeren en hun gezinnen en context.
• Verzamel en analyseer data om inzicht te krijgen in mogelijke verdere ontwikkeling van de tool en het gebruik ervan.