Dossier - Starten met duurzaam blended werken aan welzijn en geestelijke gezondheid

Stap voor stap blended hulp en zorg implementeren

publicatiedatum: AUGUSTUS 2023

Wat is dat: online en blended werken aan welzijn en geestelijke gezondheid?

Blended hulp of zorg combineert face to face contacten met onlinehulp. Je kan de term eng interpreteren, of ruimer. In een enge interpretatie volgen face to face en online contactmomenten elkaar op. Samen vormen ze een hulp- of zorgtraject. Het online luik is daarbij onafhankelijk van plaats en (soms) tijd. In een ruimere invulling worden onlinehulptoepassingen ingezet tijdens de face to face contacten.

Onlinehulp omvat elke interventie waarbij gebruik gemaakt wordt van ICT en die als doel heeft welzijn en gezondheid in de ruimste zin van het woord te bestendigen of te verhogen.

Online en blended hulp zijn dus geen doel op zich. Het zijn middelen om mensen te verbinden.

Maar in de praktijk is dat allemaal makkelijker gezegd dan gedaan, want werk maken van blended hulp roept vele vragen op.

Je bent al bezig

Je begint nochtans niet van een wit blad. Bijna elke organisatie heeft een website. Zowat elke welzijnswerker of zorgverstrekker heeft een e-mailadres waarmee die ook met cliënten communiceert. In vele sectoren worden apps, sociale media, videogesprekken, … nu al ingezet.

Maar vaak gebeurt dat in grote verscheidenheid: we weten niet van elkaar welke digitale tools gebruikt worden en hoe die tools door collega’s worden ingezet.

Dat is alvast een eerste uitdaging: breng eens grondig in kaart wie welke digitale tools in hulp en zorg inzet en wat daarbij (inspirerende) ervaringen zijn.

Duurzaam implementeren van blended hulp is geen sinecure

Het duurzaam implementeren van blended hulp en zorg is hoe dan ook geen sinecure. Hieronder verzamelen we alvast enkele voorbeelden van hoe het niet moet. Deze voorbeelden zijn niet uit de lucht gegrepen: de praktijk wijst uit dat ze niet duurzaam werken.

Hoe het NIET moet:

Elke medewerker zijn of haar goesting laten doen. Als elke medewerker met andere tools aan de slag gaat, is er immers weinig samenwerking mogelijk. Bovendien kan je als organisatie onmogelijk het gebruik van alle digitale tools kwaliteitsvol ondersteunen.
Elke medewerker volledig zelf alle keuzes laten bepalen. Het is een hele uitdaging om door het steeds groter wordende digitale aanbod het kaf van het koren te scheiden. Medewerkers hebben daarvoor zelden de tijd en de kennis.
Eén platform of tool aankopen als organisatie en na een demo verwachten dat alle medewerkers ermee aan de slag gaan in hun welzijnspraktijk.
Een digitaal aanbod praktisch uitwerken zonder je eerst goed af te vragen ‘waarom doen we dit’, ‘voor wie doen we dit’, … Je vaart dan in het wilde weg en weet eigenlijk niet waarheen.
Een quotum voor onlineprestaties opleggen aan elke medewerker.
Het volledige digitaal aanbod enkel laten uitwerken door een vaste ploeg ‘onlinehulpmedewerkers’, die losstaat van de andere welzijnswerkers en zorgverstrekkers. Het hoeft je niet te verbazen dat die laatsten dan niet mee zullen zijn in het digitaal verhaal.
Een vast blended hulp- of zorgtraject uitwerken voor een bepaalde doelgroep of rond een bepaald welzijns- of zorgtopic en dan verwachten dat er steeds door iedereen en met elke cliënt via dat traject gewerkt wordt.

Stap voor stap duurzaam blended hulp inplannen

Een blended hulpaanbod voor je organisatie werk je best niet alleen uit met een aantal early adopters of gelijkgestemde believers. Het is zinvol om een ‘blended hulpteam’ samen te stellen met (vertegenwoordigers van) directie, middenkader, ICT, basiswerkers uit diverse teams en cliëntvertegenwoordigers. Geef dit blended hulpteam ook een zeker mandaat, zodat ze echt verandering kunnen bewerkstelligen.

Klik op onderstaande vragen om stapsgewijs op te starten:

Met wie werk je een duurzaam blended hulpaanbod uit?

Waarom starten met een visie op blended hulp en de positie van een online aanbod daarbinnen?

Duurzaam blended hulp uitwerken begint niet met het praktisch uitwerken van een digitaal aanbod maar met de vraag: waarom en voor wie doen we dit? En hoe past dat binnen de missie en doelstellingen van onze organisatie? Onderstaande vragen kunnen je je visie helpen bepalen:

Waarom start je met online of blended werken?

Waarom wil je online of blended werken?
Op welke vraag, nood of probleem wil je hiermee een antwoord bieden?
Wie moet daar beter van worden?

Wie is je doelgroep voor dit blended aanbod?

Welke mensen wil je met je online of blended aanbod bereiken?
Zijn er doelgroepen die minder of helemaal niet geschikt zijn voor een blended en online aanbod?
Wil je mensen individueel of in groep bereiken?
Zet je in op professional-cliënt-contact of ook op blended lotgenotencontact?
Wil je een blended aanbod voorzien voor je huidige cliënten of voor nieuwe?

Waarrond wil je online of blended werken?

Rond welke thema’s wil je een online of blended aanbod uitwerken? Rond welke thema’s niet?
In welke fases van het hulp- en zorgaanbod wil je online en blended hulp inzetten? In welke fases niet?

Hoe verken je mogelijkheden van digitale en blended hulp?

Voordat je een blended aanbod kan bepalen, moet je weten wat er op de markt is.

Probeer als volgt zicht te krijgen op digitaal en blended hulpaanbod:

Breng in kaart welk blended en digitaal aanbod er in je organisatie al gerealiseerd wordt.
Ga op zoek naar kwaliteitsvol digitaal aanbod, bijvoorbeeld op www.onlinehulp-apps.be en op www.mhealthbelgium.be
Ga op zoek naar inspirerende ervaringen van blended hulp bij andere organisaties.

Hoe maak je het implementeren van blended hulp haalbaar?

Volgende elementen kunnen je de weg wijzen naar een haalbaar startpunt voor het duurzaam implementeren van onlinehulp:

Maak gebruik van je interne ambassadeurs: welke medewerkers hebben inspirerende getuigenissen over blended hulp?
Waar merk je een sense-of-urgency om een blended aanbod te verkennen? Bijvoorbeeld een blended aanbod in de wachttijd, in de nazorg, …
Vind je ‘laaghangend fruit’?

Laaghangend fruit is een combinatie van verschillende factoren:

de nood is hoog
er is digitaal aanbod beschikbaar
er is in huis of bij partners ervaring beschikbaar, …

Wat is de zin van pilootprojecten?

Een blended aanbod uitrollen in één keer in alle deelwerkingen van een (grotere) organisatie is vaak geen goeie keuze. Bij elke implementatie van een digitaal aanbod duiken kinderziektes en onvoorziene wendingen op. Daarom is het wenselijk om te starten met een pilootproject: je implementeert het blended hulp- of zorgaanbod dan in een overzichtelijk, beperkt project met een aantal medewerkers bij een aantal cliënten. Zo kan je kort op de bal spelen om drempels in kaart te brengen en aan te pakken.

Deze pilootfase hoeft niet echt lang te duren. Maar ze vormt de basis om het blended aanbod stelselmatig verder uit te breiden, zonder de kinderziektes.

Waarom investeren in training en opleiding?

De drempels om met vertrouwen een blended hulp- en zorgaanbod uit te werken met je doelgroep, zijn voor elke medewerker anders. Voor de ene zijn het technische obstakels, voor anderen is het een wantrouwen in internet of is er de schroom om een digitaal aanbod aan cliënten voor te stellen.

Training, opleiding, intervisie, casusuitwisselingen, tijd om digitale tools te verkennen, … het zijn allemaal mogelijkheden om ervoor te zorgen dat medewerkers ‘ambassadeurs’ van blended werken worden.

Want dit staat vast: als medewerkers vertrouwen hebben in hun blended aanbod, dan straalt dit af op de cliënten.

Uitdagingen en mogelijkheden

Sneller dan verwacht bots je bij het opmaken van blended hulpplannen of -projecten op een aantal uitdagingen. Hieronder bespreken we enkele veel voorkomende problemen.

Digitale kloof

Vóór de pandemie was de digitale kloof vaak het excuus om als welzijnswerker of zorgverstrekker geen digitaal aanbod te realiseren: de doelgroep was niet online of had daartoe de mogelijkheden niet.

Vandaag zien we twee uitdagingen:

welke initiatieven neem je als welzijns- of zorgorganisatie om de digitale kloof bij de doelgroep te dichten?
of hoe zorg je voor een warme doorverwijzing naar partnerorganisaties die werken aan digitale inclusie als kerntaak opnemen? (bijv. de digibanken).

Bovendien speelt de digitale kloof ook op medewerker- en organisatieniveau:

niet elke welzijnswerker komt voorbereid op het digitale toneel. Er zijn grote verschillen in digitale competenties tussen professionals.
Welzijns- en zorgorganisaties moeten bewust naar een nieuw evenwicht zoeken tussen online en offline bereikbaar zijn.

Vertrouwvolle relatie centraal

In hulp- en zorgtrajecten staan de vertrouwensrelatie en de professionele verbinding tussen cliënt en hulpverlener centraal. Dat betekent dat er ruimte moet zijn om de mix van digitaal en face to face-aanbod samen te bepalen.

De aandacht voor privacy en bescherming van persoonsgegevens bij het inzetten van digitale tools is daarbij een belangrijk issue.

Randvoorwaarden zijn vaak essentiële voorwaarden

Beschikken cliënten en medewerkers over kwaliteitsvolle hard- en software en stabiel en veilig internet?
Wordt het digitaal aanbod erkend als communicatievorm door de subsidiërende overheid?
Hebben cliënten en hulpverleners de nodige ruimte om rustig te kunnen chatten en beeldbellen?
Zijn de kosten en opbrengsten van een digitaal aanbod goed in kaart gebracht?
Is er al nagedacht over wat er met het blended aanbod gaat gebeuren na een eventuele subsidieperiode?
Is er tijd en ruimte om werk te maken van een blended hulp- en zorgaanbod? Of zit de organisatie in woelig vaarwater en is er (mentaal) geen ruimte om blended-hulpmogelijkheden te verkennen?

Vaak worden dit randvoorwaarden genoemd, maar eigenlijk gaat het om basisvoorwaarden. Wil je een blended hulpaanbod duurzaam implementeren, dan moet aan deze basisvoorwaarden voldaan zijn.

Je staat er niet alleen voor

Gelukkig hoef je als organisatie niet zelf alle warm water uit te vinden. In alle sectoren in welzijnswerk en geestelijke gezondheidszorg in Vlaanderen zijn er reeds organisaties die pionierden en die hun ervaringen willen delen. In vele sectoren wordt samen een blended aanbod ontwikkeld en wordt beschikbare knowhow zo samengebracht.

Snuister maar eens naar ervaringen en deskundigheid in de mediatheek.

We hebben ook heel wat ‘tools’ ter beschikking om je in dit proces te begeleiden:

Een quickscan om te bekijken waar je als organisatie al staat
Een bevraging rond medewerkersvertrouwen in onlinehulp
Client journeys om vanuit cliëntperspectief te bekijken hoe een blended aanbod er kan uitzien
Een schema om partners waarmee je kan en wil samenwerking in kaart te brengen

Wil je ondersteuning, een expertise-inbreng, coaching of procesbegeleiding? Via het contactformulier kan je je vraag stellen. Dan gaan we in overleg op zoek naar een gepaste oplossing.

Monitoren en evalueren

Om niet blind te varen bij het implementeren van blended hulp in je organisatie, biedt digitalisering een aantal mogelijkheden om dit alles vlot te evalueren en monitoren.

Daarbij zijn onder andere deze drie aspecten belangrijk: meetbare doelen stellen, cliëntfeedback en data-analyse.

Meetbare doelen stellen

Bepaal duidelijk meetbare doelen bij de opstart van het digitaal aanbod. Dat is ook in de pilootfase reeds belangrijk:

Aan hoeveel cliënten wil je een online of blended aanbod voorstellen binnen een bepaalde termijn?
Hoeveel blended hulptrajecten wil je opzetten?
Hoeveel unieke bezoekers op je online platform wil je binnen een bepaalde termijn?

Cliëntfeedback

Hoe ga je de cliënt of doelgroep betrekken bij het opzetten of evalueren van een digitaal aanbod:

Ga je cliënten betrekken bij het uittekenen van een mogelijk blended hulpaanbod?
Ga je cliënten observeren bij het gebruiken van digitale tools?
Ga je hen het online- of blended aanbod mee laten evalueren?

Data-analyse

Het inzetten van digitale tools biedt de mogelijkheid om het gebruik ervan te monitoren. Google Analytics of het veiligere Matomo bieden bijvoorbeeld een schat aan info.

Conclusie

Duurzaam blended hulp in je organisatie verkennen en installeren is dus geen eenmansgebeuren. Het is ook niet op een weekje georganiseerd. Het vergt een stapsgewijze aanpak die begint met het formuleren van een visie op blended hulp en zorg in je organisatie. Dat doe je in samenspraak met collega’s en directie, om het draagvlak te vergroten.

Vooraleer je een blended hulpaanbod kan uitwerken, is er heel wat voorbereidend en verkennend werk. Daarvoor bestaan ondersteunende tools en mogelijkheden om je te laten begeleiden.

Ga je van start? Begin dan best met een beperkt project zodat de kinderziektes weggewerkt kunnen worden. Maar hou wel van in het begin rekening met latere opschaling en uitbreiding.

(PS: De structuur van dit dossier werd geïnspireerd door ChatGPT (https://chat.openai.com/). We stelden volgende vraag: maak een whitepaper van 4 bladzijden over het implementeren van blended hulp in organisaties in welzijnswerk en geestelijke gezondheidszorg in Vlaanderen)

Meer lezen?

Type

Titel

Auteur(s)

Omschrijving

Link

E-mental health: visie organisaties en implementatie

Van Assche, E.

Gebaseerd op een Europees onderzoeksproject beschrijft Eva Van Assche van hogeschool Thomas More in deze presentatie op het Congres Oninehulp diverse aspecten bij het implementeren van de app Moodbuster.

Mensgericht digitaliseren - begeleidingstraject voor teams in digitale verandering

Rasschaert, I., Apers, C., Wullaert, D. & Eynikel, J.

Deze website biedt bouwstenen voor een begeleidingstraject met nadruk op het menselijke proces van het organiseren van digitale transformatie. De belangrijkste invalshoeken zijn: wie is betrokken bij dit 'ecosysteem'?, collectieve visie-ontwikkeling, cultuur en waarden én een waarderend veranderproces. Hoe wel het focust op KMO's toch ook heel bruikbaar voor welzijnswerk en zorg.

Hefbomen hybride gezinszorg

Bocklandt, P.

Wat zijn de mogelijkheden voor thuiszorgaanbieders om naast zorg aan huis een beeldbelaanbod voor hun klanten te voorzien? I-mens, Familiehulp en Zorgband Leie en Schelde werkten dit aanbod uit en Arteveldehogeschool leverde hierbij het onderzoek 'Hefbomen voor hybride gezinszorg'. Een bijdrage aan Blender 2023 door Philippe Bocklandt, docent en onderzoeker aan de Arteveldehogeschool - Sociaal werk.

Inspirerend digitaal sociaal werk

Verplancke, J. & De Zitter, M.

Wat werkt er nu écht inspirerend in blended welzijnswerk? Waarrond en hoe stralen sociaal werkers enthousiasme uit als ze face-to-face- en online sociaal aanbod combineren? Dit dossier geeft antwoorden door onder andere in te zoomen op digitale inclusie, een kader rond criteria omtrent wat sociaal werkers inspireert, een link naar 38 getuigenissen over sterke digitale sociaal-werkpraktijken, kanttekeningen bij digitalisering.

Digitalisering in de jeugdhulp

Beelen, S. & Bocklandt, P.

Via Bandbreedte zet de Vlaamse Overheid vanuit Agentschap Opgroeien in op het versterken van blended ondersteuning van kinderen jongeren en gezinnen met focus op jeugdhulp. In dit dossier wordt het patchwork-aanbod van Opgroeien beschreven en worden uitdagingen voor de toekomst geformuleerd.

Blended aan de slag met online tools en methodieken

Verplancke, J. & Jacobs, L.

Jana Verplancke (Arteveldehogeschool) ging in gesprek met Laura Jacobs (FARA) over het implementeren van de online keuzehulp bij ongeplande zwangerschap.

Deze presentatie werd gegeven tijdens de Inspiratiedag "Blended aan de slag als sociale professional" op 22/09/2022

Wat heb je nodig om blended aan de slag te gaan?

Van der Cam, M., Henneau, P., Hensbergen, R. & Augustijnen, E.

Een kader uitwerken om blended aan de slag te gaan als sociale professional, je competenties te verhogen, veilige communicatiekanalen te gebruiken, hard- en software te regelen. Hoe pak je dat aan?

Blended werken in sociaal werk

Bocklandt, P.

In dit artikel in het tijdschrift VIEWZ wordt duidelijk hoe in de Covid-pandemie een rijke verscheidenheid aan onlinetools werd ingezet in het sociaal werk ... omdat er een sense-of-urgency was. De auteur maakt concreet hoe 'het werken aan pijnpunten in je organisatie' én 'inspirerende getuigenissen van online of blended hulp' ook in de toekomst ervoor kunnen zorgen dat de mix van online en fysieke hulp duurzaam kan geïmplementeerd worden.

Onlinehulp is meer dan de aankoop van een tool

Bocklandt, P.

Dit artikel in Sociaal.net is gebouwd rond 5 getuigenissen van 5 nieuwe onlinehulpprojecten die in 2018 met ondersteuning van Flanders’Care werden uitgewerkt.

De projectleiders getuigen hoe ze autisme-chat, a-Buddy, chaterover.be, het inzetten van drughulp.be en van onlinedagboeken stapsgewijs hebben aangepakt met oog voor tal van implicatie-aspecten.

Toolkit for e-Mental Health Implementation

McGrath, P.; Wozneay, L. e.a.

In deze brochure exploreren de auteurs e-healthmogelijkheden en bieden ze een beslishulp omtrent het al dan niet gebruiken van e-health. Ze werken een roadmap uit voor het uitwerken van een online-aanbod rond geestelijke gezondheid. Bovendien focussen ze ook op de professionele digitale vaardigheden en op het motiveren van cliënten.

Meer info

Contacteer dan

Philippe Bocklandt

Herwig Claeys